VIRTUÁLNÍ SÍDLO/VIRTUÁLNÍ ADRESA

Téma virtuálních sídel na Praze 1 nabírá na obrátkách. Na některých adresách jsou registrovány stovky/tisíce firem. Některým SVJ to přidělává potíže nebo vyvstávají otázky, kdo jsou neznámí lidé, které potkáváme na chodbách bytových domů. VPVC připravil krátký přehled co je virtuální sídlo, jak je zakotveno v českém právu a co si od něj podnikatelé slibují.

OČ JDE?

Dle § 429 občanského zákoníku je sídlo společnosti definováno jako adresa zapsaná ve veřejném rejstříku. Samozřejmě existují určité podmínky, které toto sídlo musí splňovat, nepatří k nim však vaše fyzická přítomnost na dané adrese. Z tohoto důvodu je zcela legální možností vytvořit virtuální sídlo, tedy místo, na kterém ve skutečnosti fyzicky nesídlíte.

Virtuální sídlo je službou, při které poskytovatel za určitý měsíční či roční poplatek pronajímá podnikateli určitou adresu. Pronajímané prostory se zpravidla vůbec neužívají, s výjimkou krátkodobých či hodinových pronájmů, jakým je např. schůzka s klienty v zasedací místnosti. Fakticky tak můžou na jedné adrese sídlit stovky až tisíce společností.

Virtuální sídlo nejčastěji využívají podnikatelé, kteří nevlastní kancelář, případně chtějí mít sídlo firmy na lukrativním místě, aby zvýšili svou důvěryhodnost. Příkladem můžou být programátoři, překladatelé, taxikáři, účetní, lektoři, majitelé e-shopů, obchodníci apod.

Mezi další uváděné důvody se řadí například časté stěhování firmy, s níž je spojená i změna smluv, nová razítka, poplatky atd., či trvalé bydliště na úřadě.

Ačkoliv zákon umožňuje umístit sídlo na místě trvalého bydliště, nebývá tato situace ideální. Pokud nejste přímým vlastníkem nemovitosti, musíte se připravit na řešení písemného souhlasu s umístěním sídla. U družstevních bytů musíte získat souhlas družstva, tedy osob družstvo zastupujících, u nemovitostí v osobním vlastnictví souhlas majitele.

I v případě, že jste vlastníkem daného bytu či domu a souhlas si tedy vystavíte sami, se sídlo společnosti na adrese trvalého bydliště nedoporučuje. Problémem mohou být neohlášené návštěvy, ať už ze strany klientů či úředníků, narušování soukromí s potenciálním rizikem okradení, v nejhorším případě exekuce v místě bydliště.

ŘEČ ČÍSEL

K 31. 8. 2021 využívalo virtuální sídlo virtuální sídlo přibližně 120 000 firem. Nejvíc virtuálních sídel nabízí Praha, s velkým odstupem následuje Brno. Fakticky v Praze sídlí 80 % firem s virtuálním sídlem v ČR, což je 96 000. Předpokládáme, že značná část těchto firem poptává prestižní adresy v centru nebo širším centru Prahy.

TOP 10 virtuálních adres v ČR

Rybná 716/24, Praha – Staré Město, 11000	Praha	6 934
Kaprova 42/14, Praha – Staré Město, 11000	Praha	3 535
Jaurisova 515/4, Praha – Michle, 14000	Praha	2 928
Lidická 700/19, Brno – Veveří, 60200	Brno	2 305
Na Folimance 2155/15, Praha – Vinohrady, 12000	Praha	1 987
Nové sady 988/2, Brno – Staré Brno, 60200	Brno	1 885
Korunní 2569/108, Praha – Vinohrady, 10100	Praha	1 788
Chudenická 1059/30, Praha – Hostivař, 10200	Praha	1 769
Revoluční 1082/8, Praha – Nové Město, 11000	Praha	1 433
Příkop 843/4, Brno – Zábrdovice, 60200,	Brno	1 416

O fyzických osobách nejsou data o počtu využívání virtuálních adres zatím známa. Vycházíme ze sdílené zkušenosti, kdy adresní turistika souvisí s osobními pohnutkami lidí – u rodin to bývá nejčastěji přehlášení trvalé adresy dítěte kvůli získání spádovosti do prestižnějších škol. Na Praze 1 to řeší především ZŠ Curie, bohaté zkušenosti s tím nyní má MČ Praha 6 i další městské části, které musejí saturovat nedostatečné kapacity školských zařízení v sídelním prstenci hl. města Prahy.

POVINNOSTI SPOJENÉ S VIRTUÁLNÍM SÍDLEM

Virtuální sídlo nemůže být jakákoliv nemovitost, i zde je nutné dodržovat povinnosti vyplývající ze zákona. Základní povinností je viditelné označení objektu názvem a identifikačním číslem, v opačném případě hrozí pokuta až do výše 100 000 Kč.

Dle živnostenského zákona jste také povinni na žádost prokázat právní důvod pro užívání prostor, tzn. zpravidla souhlas vlastníka nemovitosti s užíváním sídla na předmětné adrese. Musí být také umožněn kontakt s veřejností i státními úřady, přebírání a včasné přeposílání korespondence.

Ačkoliv vás finanční úřad na dané adrese fyzicky nezastihne, neznamená to, že vás virtuální sídlo ochrání před daňovou kontrolou. Současné ustanovení § 429 odst. 2 občanského zákoníku jednoznačně stanovuje, že pokud podnikatel uvádí jako své sídlo místo, na němž se ve skutečnosti nevyskytuje, může se každý včetně finančního úřadu dovolat jeho skutečného sídla, kde fyzicky vykonává svou činnost. V případě, že byste skutečné sídlo nechtěli nahlásit, hrozí vám několik sankčních postihů, např. pokuta až do výše 500 000 Kč za porušení povinnosti při správě daně.

PODROBNĚJI

Obecně platí, že kvalitní virtuální sídlo je lepší než vlastní kancelář bez stálé recepční. A to jak z hlediska image, tak i přebírání korespondence a obsluhy zákaznické linky. Podezřelé virtuální sídlo poznáte podle vysokého počtu registrovaných firem (tisíc i více) a absence skutečných kanceláří.

a)      VIRTUÁLNÍ SÍDLO MŮŽE SNÍŽIT PROVOZNÍ NÁKLADY

Pronájem vlastní kanceláře přináší kromě nemalých výdajů rovněž povinnosti, kterým se začínající nebo vysoce efektivní podnikatel rád vyhne. Ani menší firmy s týmem zaměstnanců pracujících u klientů nebo z domova nechtějí platit za kanceláře desítky tisíc měsíčně.

Dobrá adresa pro firmu v centru Prahy kupodivu nemusí být drahá. Na rozdíl od provozu běžné kanceláře, kterou je třeba vybavit nábytkem a technikou, zaměstnat pracovní síly atd., a jejíž provoz stojí desítky tisíc korun měsíčně, lze virtuální sídlo provozovat za zlomek této ceny.

b)     VIRTUÁLNÍ SÍDLO POSKYTUJE ANONYMITU – NEZVĚŘEJŇUJE SE ADRESA TRVALÉHO BYDLIŠTĚ

Zároveň pro většinu podnikatelů není bezpečné ani reprezentativní umístění sídla ve vlastním domě či bytě.

c)      VIRTUÁLNÍ SÍDLO MŮŽE BÝT USNADNĚNÍM PRO ZAHÁJENÍ PODNIKÁNÍ

Zkušený poskytovatel virtuálního sídla vám většinou poradí i se samotným založením živnosti nebo s.r.o., případně jej zajistí na klíč i bez běhání po úřadech. Každopádně k umístění na virtuální adresu bude potřeba:

• smluvní dokumentace a doklad o platbě
• souhlas s umístěním sídla, výpis z katastru nemovitostí
• kontaktní email a mobil pro oznamování korespondence a vzkazů
• následně označení na budově dle požadavků živnostenského zákona

d)     VIRTUÁLNÍ SÍDLO JAKO KORESPONDENČNÍ ADRESA, KONTAKTNÍ MÍSTO

V rámci uzavírání smlouvy o virtuálním sídle byste měli nastavit komunikační kanály, kterými vám provozovatel oznámí doručení korespondence. Jakmile na vaši virtuální adresu dorazí dopis, doporučený dopis nebo balíček, obdržíte informaci e-mailem, kde můžete rovnou objednat naskenování nebo doslání zásilky. Zkušená recepční zároveň odfiltruje klamavé nabídky a hromadnou reklamu. U kvalitního poskytovatele se můžete rovněž kdykoliv zastavit osobně a vše si vyzvednout.

e)     VIRTUÁLNÍ SÍDLO POSKYTUJE JEDNACÍ PROSTORY

Kvalitní virtuální sídlo má denní recepci, takže klient bude hezky přivítán. Recepční mu vysvětlí, že ve sdílených kancelářích jste pouze po předchozí domluvě a pokud si budete přát, telefonicky vás s klientem spojí nebo zašle e-mailem vzkaz.

Kromě základních služeb virtuálního sídla je možné u profi virtuálních sídel dle potřeby objednat:

• zasedačka pro jednání s klienty a úřady na adrese firmy
• pronájem zařízené kanceláře k poradám a jednáním
• pražská zákaznická linka s obsluhou jménem vaší firmy či přesměrováním
• účetní a další služby na jednom místě a se slevou

f)       VIRTUÁLNÍ SÍDLO A ÚŘADY

Kvalitní virtuální sídlo plní všechny požadavky na sídlo společnosti dané zákonem. Výhodou virtuální kanceláře je, že zde může být i z hlediska úřadů skutečné sídlo firmy – můžete zde pravidelně pracovat, jednat se zaměstnanci a scházet se s klienty. Pro určení skutečného sídla je zásadní, kde probíhají rozhodnutí o vedení firmy a výkon její hlavní činnosti.

g)      SÍDLO FIRMY V BYTĚ – PRO A PROTI

Plánujete založit s.r.o. a uvažujete, kam umístit sídlo? Mnoho podnikatelů nepotřebuje samostatnou kancelář k jednání s klienty, nepotřebuje skladové prostory, ani nemá zaměstnance, pro které je třeba zajistit zázemí. Nejčastěji se pohybují v terénu či na internetu a sídlo firmy je pro ně pouze povinnost vyplývající ze zákona. Z uvedených důvodů nebo čistě kvůli úspoře nákladů majitelé firem někdy volí sídlo společnosti, nejčastěji s.r.o., v bytě na adrese svého bydliště.

Souhlas s umístěním sídla

K umístění sídla zakládané firmy na jakékoliv adrese je nutný souhlas vlastníka nemovitosti s úředně ověřeným podpisem. Pokud je nemovitost ve vlastnictví zakladatele, není problém, aby vydal souhlas sám sobě. Ovšem v ostatních případech nemusí být získání souhlasu bezproblémové. Souhlas musí vystavit oprávněná osoba, nelze tedy pověřit někoho z rodiny nebo libovolného zaměstnance, aby souhlas podepsal. Nezřídka se setkáváme se situacemi, kdy souhlas podepsala osoba, která není uvedena v katastru nemovitostí jako vlastník nebo v případě právnické osoby není členem statutárního orgánu. Takový souhlas je živnostenským úřadem a obchodním soudem odmítnut.

Samostatnou kapitolou je umístění sídla s.r.o. v družstevním bytě. Souhlas totiž podepisuje představenstvo v souladu se stanovami družstva. Tedy pokud např. družstvo zastupuje vždy předseda a jeden člen představenstva, musí souhlas podepsat oba dva a podpisy nechat ověřit. Nelze použít souhlas podepsaný pouze jednou osobou nebo správcem nemovitosti (pokud k tomu nemá aktuální, výslovně udělenou plnou moc). V podobných situacích dochází mnohdy k nedorozuměním nebo k dlouhým časovým prodlevám.

Riziko exekuce

Exekutoři, kteří vykonávají pravomocné exekuční rozhodnutí, nemají povinnost zkoumat, komu patří majetek umístěný na adrese sídla. Pokud máte sídlo firmy na adrese svého bydliště, pravděpodobně přistoupí k exekuci techniky a nábytku, který nemusí patřit firmě, ale domácnosti. Vyvarovat se uvedeného postupu lze pouze prokázáním vlastnictví např. kupní smlouvou, což však zejména u staršího majetku bývá problematické. Cílem exekuce se tedy mohou stát i osobní věci osob žijících ve společné domácnosti. V takové situaci existuje zákonná možnost dosáhnout nápravy prostřednictvím tzv. vylučovací žaloby, jedná se ovšem o složitý a hlavně dlouho trvající proces, kterému je lépe se vyhnout.

Nutno také upozornit na opačnou situaci – pokud dojde k exekuci osobního majetku některého člena domácnosti, opět exekutor nezkoumá, komu technika a nábytek na uvedené adrese patří, a může tedy dojít i k zabavení majetku firmy, která má na dané adrese sídlo.

Reprezentace firmy a komfort

Tato otázka má několik rovin. Samozřejmě, že firma, která potřebuje reprezentativní prostory v kancelářském centru, nebude uvažovat o umístění sídla firmy v bytě. Spíše se zaměříme na podnikatele, pro kterého je sídlo pouze zákonnou povinností. Sídlo právnické osoby musí být dle živnostenského zákona označeno u vstupu do nemovitosti názvem a IČ. Tato zdánlivě nevinná maličkost se může stát nepříjemností. Takto označená nemovitost totiž může budit nežádoucí zájem sousedů nebo dokonce neznámých osob. A pokud je nemovitost na první pohled reprezentativní, může kromě závisti probudit také pozornost zlodějů.

Podnikatel se musí připravit i na to, že adresa sídla je veřejně známou informací na obchodním rejstříku, proto může očekávat neohlášené návštěvy zákazníků, kteří mají cestu okolo nebo potřebují ihned řešit svůj problém – zazvoní na adrese a budou rušit majitele domu a jeho rodinu klidně i o víkendu nebo ve svátek. A když se časem objeví agresivní, byť neoprávněně podrážděný zákazník…

V neposlední řadě je třeba myslet na to, že pokud je firma vyzvána úřadem k jednání v sídle firmy, má povinnost zajistit prostory tomu odpovídající. Jistě si každý umí představit napjatou atmosféru a řadu nepříjemností během kontroly úředníků v domácnosti podnikatele, kde jsou třeba přítomny děti, pes apod.

Doručování zásilek do sídla firmy

Možná, že na začátku podnikání budete trávit hodně času doma na počítači a telefonu. Představte si ale situaci za pár měsíců či let, kdy budete jezdit na jednání s klíčovými odběrateli a dodavateli, diskutovat s důležitými zákazníky v restauracích a užívat si zaslouženou rekreaci. Budete zároveň sledovat, kdy má dorazit pošťák a kurýři s doporučeným dopisem nebo balíčky? Budou se o to chtít starat členové vaší rodiny?

Pokud nebudete mít spolehlivého člověka na recepci či v dosahu domácího zvonku, nevyhnete se pobytu ve frontě na poště, spoustě telefonátů s kurýry a nakonec i zatoulanému balíčku. To se vám na profesionální recepci nestane – korespondenci a balíky si můžete vyzvednout kdykoliv a dopisy si necháte naskenovat do emailu.

Sídlo firmy v bytě a legislativa

Platná legislativa říká, sídlo právnické osoby může být v bytě pouze v případě, že je to slučitelné s jejím účelem a odpovídá to i povaze a rozsahu její činnosti. Toto ustanovení úřady obvykle neřeší a sídlo firmy v bytě bývá tolerováno.

Legislativa, která upravuje sídlo společnosti je obsažena v § 136 a § 137 nového občanského zákoníku:

§ 136 Sídlo

(1) Při ustavení právnické osoby se určí její sídlo. Nenaruší-li to klid a pořádek v domě, může být sídlo i v bytě.

(2) Zapisuje-li se právnická osoba do veřejného rejstříku, postačí, pokud zakladatelské právní jednání uvede název obce, kde je sídlo právnické osoby; do veřejného rejstříku však právnická osoba navrhne zapsat plnou adresu sídla.

§ 137

(1) Každý se může dovolat skutečného sídla právnické osoby.

(2) Proti tomu, kdo se dovolá sídla zapsaného ve veřejném rejstříku, nemůže právnická osoba namítat, že má skutečné sídlo v jiném místě.  občanského zákoníku z roku 2009. Podle této úpravy mohou právnické i fyzické osoby volit sídlo společnosti i v místě, kde se společnost fyzicky nevyskytuje. 

Virtuální sídlo není zákonem nijak upraveno a řídí se proto obecnou úpravou sídla v občanském zákoníku a živnostenském rejstříku. Jeho využívání je v souladu se zákonem a zcela legální a za jeho využívání nehrozí žádná sankce.

Zákon o odpadech, který stanovuje, že každá fyzická nebo právnická osoba oprávněná k podnikání je tzv. původcem odpadu. Tyto osoby jsou povinny dodržovat zákonem stanovené povinnosti při nakládání s odpadem v případě, že v rámci své činnosti nějaký vyprodukují. Není rozhodné, zda se jedná o větší obchodní společnost nebo pouze o drobného živnostníka (např. obchodníci, kadeřnice, provozovatelé restaurací).

Každý podnikatel by si měl především zajistit likvidaci odpadu. V úvahu přichází dvě možná řešení – buď se připojí k systému odpadového hospodářství, které je nastaveno v dané obci, a to na základě písemné smlouvy, anebo si zajistí externě vlastního dodavatele odpadové služby, který je k tomu způsobilý. V tomto případě je na uvážení práva, zda služba virtuálního sídla tuto posledně jmenovanou možnost naplňuje. S největší pravděpodobností ano.